Par attālināto strādāšanu

Šajā juceklīgajā laikā visi, kuriem vēl ir darbs, masveidā pārslēdzas uz attālinātu strādāšanu  no mājām. Jāpiebilst, ka nu jau mēs ne tikai strādājam, bet arī socializejamies, izklaidējamies un pat vingrojam attālināti.  Marta sākumā, kad pasaulē sākās COVID-19 pandēmija, mēs SAF Tehnikā bijām spiesti ļoti ātri evakuēt mājās daudzus komandējumos esošus darbiniekus. Laimīgā kārtā līdz 16. martam ar lielākiem vai mazākiem piedzīvojumiem mājās tika visi. Būdami apzinīgi pilsoņi, katru, kurš atgriezās, nolikām uz 2 nedēļām karantīnā, tajā skaitā arī manu brāli Normundu, kurš vēl paspēja mani sabučot un atgriezties no Denveras  ar vienu no pēdējiem Lufthansa reisiem. Sekojot situācijai, 16. martā AS  SAF Tehnika pieņēma lēmumu iespējami daudzus darbiniekus pārcelt uz attālinātā darba režīmu. Protams, ražošanā un dažās  inženieru profesijās nodarbinātie no mājām strādāt nevar, jo viņu darba veikšanai ir nepieciešamas aprīkotas darba vietas, materiāli no noliktavas, utt. Bet kāda puse darbinieku ir ofisa žurkas, kā jūsu padevīgais kalps, un tie pavisam mierīgi var strādāt no mājām. Tā nu mūsu izaicinājums ir tāds pats kā šobrīd daudziem citiem pasaulē  – kā darbu no mājām padarīt efektīvu un produktīvu. Tāpēc šo sacerējumu rakstu gan SAF Tehnika iekšējai lietošanai, gan arī, devīgs būdams, labprāt dalos ar citiem, kuriem tas var šķist noderīgi.

Kad pārvācos uz ASV, attālināto strādāšanu nācās apgūt tā vienkāršā iemesla dēļ, ka mūsu komanda ģeogrāfiski ir ļoti izkaisīta, un man bija jāiemācās, kā šādos apstākļos iespējami efektīvi organizēt savu un komandas  darbu.

Vadītāja uzdevums, kā to teicis diženais teorētiķis Pēteris Drukers, ir plānot, organizēt un kontrolēt. Ja padoto ir daudz un visi strādā attālināti, tad vienīgā iespēja ir noteiktu atkārtojošos rituālu izveide un iedzīvināšana. Rituālu mērķis ir savākt informāciju, lai varētu saplānot prioritātes, uzdot darbus un tad izkontrolēt, kā un vai uzdotie darbi ir padarīti. Vēlams tādā veidā, ka darbinieki paši gan izdomā, gan saplāno, gan izdara, bet vadītājs atbild par to, lai process darbotos.

Regularitāte un kalendārs.

Vadītājam iesākumā ir jāizdomā, kādas sapulces ir nepieciešamas, kāds ir katras  sapulces nosaukums, mērķis, regularitāte, un kam šajās sapulcēs ir jāpiedalās. Būtiski, lai sapulces notiktu iespējami nemainīgi, piemēram, pārdošanas sanāksmes pirmajās un trešajās pirmdienās no 9:00-10:00 un tamlīdzīgi. Visiem nepieciešamajiem dalībniekiem šis laiks savos kalendāros ir jārezervē kārtīgu laiku uz priekšu un jābūt disciplinētiem un tehniski sagatavotiem, lai laicīgi pieslēgtos plānotajai sapulcei. Piebildīšu, ka regularitāte ir vienīgā iespēja, kā nodrošināt, ka visi nepieciešamie sanāksmes dalībnieki arī vajadzīgajā laikā ir pieejami. Pamēģiniet noorganizēt sanāksmi 5-10 cilvēkiem, un ātri sapratīsiet, ka tuvāko pāris nedēļu laikā nav iespējams atrast laiku, kad visi ir pieejami. Lai šo problēmu risinātu, cilvēkiem ir jāiemācās lietot elektroniskais kalendārs, būtībā jādzīvo saskaņā ar tā diktātu. Mūsu apstākļos visbiežāk tas ir vai nu Google vai arī Microsoft Outlook kalendārs, turklāt uzsvēršu, ka svarīgi, lai organizācijā visi lietotu vienu un to pašu rīku – tas nepieciešams, lai sanāksmes organizators redzētu, ka izvēlētajā laikā ir pieejami gan citi sanāksmes  dalībnieki, gan arī nepieciešamie resursi, piemēram, videokonferences virtuālā “istaba”.

Disciplīna un māka apieties ar tehniku.

Strādājot attālināti, visiem ir jāpieslēdzas laikā vai, vēlams, kādas piecas minūtes pirms noteiktā laika. Nekas tā nenogalina sapulci, kā gaidīšana uz kādu dalībnieku, nekvalitatīva skaņa, tehniskas problēmas pieslēdzoties vai uzkāries dators. Visiem dalībniekiem ir jābūt aprīkotiem ar normālām austiņām. Slēgt piezīmjdatoru skaļajā režīmā ir kategoriski jāaizliedz, tas gandrīz vienmēr sapulci izjauc. Vēl cilvēkiem ir jābūt perfekti gataviem pieslēgties ar vismaz 2 metodēm. Piemēram, mēģinu no kompja. Nesanāk. Bet tad es zinu telefona numuru un pin kodus, kādi ir jāsaspaida, lai sapulcē varētu iezvanīties pa telefona līniju. Ja kādu iemeslu dēļ izvēlētā konferences platforma nedarbojas, jābūt  alternatīvām metodēm. Piemēram, Skype neiet, visi pārejam Facebook video vai Google Hangouts vai uz kādu maksas platformu.

Sapulces saturs uz vadība.

Pārāk bieži biznesa sapulces ir slikti organizētas un tukšas. Ja sapulci rīkosiet virtuāli, šī problēma izpaudīsies desmit reižu spēcīgāk. Tādēļ vienīgā iespēja ir kādam vai, vēlams, visiem dalībniekiem, koplietojot sapulces darba vidi, sagatavot  darba kārtību un vajadzīgo papildu  informāciju:  dažādus ilustratīvos materiālus, statusa atskaites, lēmumu projektus. Tas nozīmē, ka katrai sapulcei ir jābūt vietai, kur šos materiālus ielikt un pierakstīt pieņemtos lēmumus.  Sekmīgai sapulces norisei  ir nepieciešams vadītājs, kurš iet cauri darba kārtībai, iesaista dalībniekus un vada diskusiju. Katrs ir sastapies ar situāciju, kad visi beidz sapulci, kaut ko izrunā, bet nākamajā dienā neviens vairs neatceras, kas tika nolemts. Vai vēl biežāk – katram ir mazliet atšķirīga versija par sapulcē runāto un lemto. Cilvēka atmiņa ir ļoti trausla un mānīga padarīšana, un katram no mums dienā ir “jāsagremo” milzīgs informācijas daudzums.  Bet vadītājam jau vajag, lai lietas notiek. Tāpēc viss ir jāpieraksta, un katra nākamā tā paša nosaukuma sapulce ir jāsāk ar visu atvērto uzdevumu statusu pārskatu. Šāda sistēma  ļoti labi motivē dalībniekus sagatavoties un pirms sapulces pārskatīt atvērtos uzdevumus, jo neviens jau negrib būt slikts un neizdarīgs darbinieks.

Tehniskie rīki.

Šobrīd daudzas videokonferenču platformu kompānijas piedāvā savus rīkus bez maksas. Šādi viņi nosacīti palīdz klientiem, kuriem jāmācās strādāt attālināti, un cer, ka nākotnē tie kļūs par kārtīgiem, maksājošiem klientiem. Tomēr pati videokonferenču platforma nav panaceja. Lai darbs notiktu, komandai ir jānodrošina tehniskie līdzekļi. Vispirms jau vienota e-pastu un laika plānošanas sistēma. Kā jau iepriekš rakstīju, šobrīd tā visbiežāk ir Microsoft Exchange vai Google Mail platforma. Nākošais elements attālinātam darbam ir labas austiņas, kuras var pieslēgt pēc vajadzības gan datoram, gan arī telefonam, vai arī sanāksmju telpu videokonferenču sistēma. Tā parasti ir kaste ar skaļruņiem un mikrofoniem, kuru liek uz galda, un labas izšķirtspējas kameras. Tā kā šajā jomā izvēle ir visplašākā, tad pieejamo aparatūras klāstu un tehniskās īpašības šeit pat nesākšu iztirzāt. Vēl, protams, ir nepieciešams dators un interneta pieslēgums vai, kā minimums, “smartfons”, kas tāds pats maziņš dators vien ir.

Nobeigumā par pašām videokonferenču programmatūrām. Ad-hoc sapulcēm, kur piedalās 2-3 cilvēki, parasti pietiek ar Skype, Google Hangouts, Facebook vai Whastupp. Bezmaksas video saziņas sistēmas ir pieejamas daudz un dažādas. Ja nepieciešams rādīt datora ekrānu, un tas parasti ir nepieciešams, tad jādomā par kaut ko labāku. No profesionālajām sistēmām populārākās ir Zoom, GoToMeeting, UberConference, tās visas nodrošina iespēju dalībniekiem dalīties ar savu ekrānu, visiem redzēt augstas izšķirtspējas video un vēl lērumu citu noderīgu un mazāk noderīgu funkciju. Korporatīvajā vidē nozīmīgs jautājums ir drošība, un tur izplatīti ir Cisco WebEx un Microsoft Skype for Business risinājumi. Tie maksā dārgāk, tiem ir vairāk derīgu funkciju, bet arī ir grūtāk lietojami, īpaši, ja sapulcēs jāpiedalās ārējiem lietotājiem – piemēram, klientiem vai partneriem. Mana pieredze rāda, ka labāk darbojas maksimāli vienkāršas sistēmas – tādas, kur uz datora nav jāinstalē speciāla programmatūra, kuras darbojas no pārlūkprogrammas un kurās arī  var vienkārši iezvanīties pa telefonu. Svarīgi, lai iezvanpieejai būtu telefonu numuri dažādās valstīs, citādi bankrotēsiet, maksājot telefona rēķinus. Vecā labā telefonu iezvanpieeja ir visstabilākā un visiem pieejamākā saziņas forma, kas neprasa ātru un stabilu interneta pieslēgumu.

Ceru, ka izklāstītie apsvērumi būs noderīgi, organizējot attālināto darbu. Mana galvenā doma ir, ka tehnoloģiskie risinājumi šobrīd ir ļoti dažādi un plaši pieejami, bet vienlīdz svarīgs ir arī organizatoriskais un lietotāju apmācības aspekts. Novēlu sekmes, un strādāsim no visurienes!

Es vadu  www.saftehnika. com  Ziemeļamerikas filiāli un lielāko daļu laika pavadu Denverā, Kolorādo štatā, ASV.

Par SAF IoT bezvadu sensoriem Aranet lasiet šeit: www.aranet.com

Pārējos mana bloga ierakstus vari izlasīt  šeit: http://www.bergsblogo.com.

Ja lasītais patika, nekautrējies un padalies ar saviem draugiem!

Yoga

4 Comments on “Par attālināto strādāšanu”

  1. Manas pieredzes piemērs ar Google Hangouts & plānošanas mīgingu: mums tika noturēts 2 pusdienu planning meetings nodaļai ar 40 cilvēkiem izmantojot Google Hangouts bez problēmām. Kā collab rīku izmantojām https://mural.co/. Absolūti kritiski bija tas, ka mums ir Agile Coach darbinieku loma, kuri brīnišķīgi un profesionāli palīdzēja virzīt mītingu un pirms mītina sagatavoja mural dēli nepieciešamajām aktivitātēm.

    Patīk

Atbildēt uz Mārtiņš Kalvāns Atcelt atbildi

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Mainīt )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Mainīt )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Mainīt )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Mainīt )

Connecting to %s

%d bloggers like this: